Impresionante, pero cuando en uno de mis programas de liderazgo pregunto; ¿A quién le sobra el tiempo?, casi nadie levanta la mano. Vivimos en un mundo en el que la mayoría de mis clientes admiten dedicarle 8-12 horas diarias al trabajo; o sea la mayoría estamos más tiempo de calidad con nuestros colegas de trabajo que con nuestras propias familias. Sin embargo, muchos de los ejecutivos dicen que reciben un promedio de seis interrupciones por hora. Después de cada interrupción, suelen tardar más de cinco minutos en retomar la tarea que elaboraban. Sin contar el tiempo de las mismas interrupciones esto equivale a 4 horas perdidas, si es que solo trabajan 8 horas por día. Hmm, ¿porqué será que dicen que no les sobra el tiempo?

Algunas interrupciones son parte de tu rol como líder, pero hay otras que sencillamente son una pérdida de tiempo, robándote a diario valiosas horas y la satisfacción de obtener los resultados deseados. ¿Qué puedes hacer para evitar interrupciones frívolas y administrar las que sí son relacionadas con el negocio? Les presento 12 técnicas desarrolladas que he recopilado tras trabajar con distintos ejecutivos de empresas diversas como su Coach en la mejora de sus habilidades de liderazgo:

1. Crea listas de tareas diarias y semanales, según tus prioridades, para mantenerte enfocado y para poder determinar si una interrupción es oportuna o te ayudará a lograr tus metas.

2. Identifica que relaciones de trabajo son más importantes y que individuos son “interruptores crónicos” y perdedores de tiempo. Desarrolla estrategias adecuadas para tratar con cada uno. Determina a quien permitirás que te interrumpa, de quien te ocuparás más tarde y a quién le dirás que “no” o a quién enviarás a otro lugar.

3. Cuando te interrumpen, preguntas cuanto tiempo necesitan, que necesitan y para cuando. Decide si tienes tiempo para encargarte de ello y cuando, o si les puedes enviar a otra persona. Diles lo que puedes hacer, según tu lista de prioridades. Siempre menciónales el porqué no puedes hacer algo; por ejemplo una agenda apretada o una reunión importante.

4. A veces es más fácil responder sus preguntas lo más rápido posible y regresar a tus responsabilidades. Indica de cuanto tiempo dispones, por ejemplo, “dispongo de cinco minutos, ¿qué puedo hacer para ayudarte?” Durante esos cinco minutos mírales fijamente a los ojos (evitando la tentación de revisar un e-mail o algo parecido) y déjales saber que los cinco minutos son realmente suyos.

5. Si la persona que te interrumpe es tu jefe, infórmale sobre la tarea que estas realizando y pregúntale cual tarea debe tomar la prioridad.

6. Para evitar interrupciones y distracciones innecesarias, organiza tu escritorio de una forma que no sea visible desde la puerta o entrada de tu oficina.

7. Intercepta a los “desgastadores de tiempo crónicos” levantándote cuando entren a tu espacio y mirando a tu reloj. Si no entienden claramente el gesto, diles que caminen contigo en cuanto hablan. Camina con ellos hasta los servicios o incluso en dirección de sus propios despachos para que puedas controlar cuando termina la conversación.

8. Desvía las llamadas entrantes al buzón de voz durante tus horas más productivas. Organiza tu tiempo (preferiblemente durante esas horas que los desgastadores de tiempo crónicos suelen visitarte) para que puedas devolver las llamadas perdidas.

9. A no ser que estés esperando un mensaje urgente, resiste el impulso de verificar tu e-mail constantemente. Considera la eliminación de notificaciones automáticas de e-mail para reducir distracciones.

10. Evita realizar reuniones en tu despacho o espacio de trabajo, de esta manera puedes retirarte a tu conveniencia.

11. Al ser interrumpido en medio de una tarea, toma algunas notas del asunto en el que estabas y cuáles eran tus siguientes pasos, para así poder reasumir tus tareas con más facilidad.

12. Evita interrumpir a otros o visitarles frecuentemente sólo para “conversar” durante horas laborales. De esta manera, no se sentirán invitados a hacerte lo mismo.

Estas sugerencias te ayudarán a evitar las interrupciones frívolas en el trabajo. Así dispondrás de más tiempo para hacer las cosas que te traerán los mejores resultados y recompensas y un día, quien sabe, puedes ser de los que levante la mano y diga: “¡Yo logro todos mis objetivos profesionales y me sobra el tiempo!”